Les étiquettes papier, vélin ou synthétiques doivent être utilisés avec un revêtement protecteur (ruban cire, ruban résine, ruban cire + résine) pour augmenter leur résistance à l'environnement extérieur (UV, chaleur) sans risque de jaunissement ou noircissement.
Elles conviennent donc à un environnement en extérieur (et intérieur) pour une durée de vie assez longue (supérieure à 1 an selon les conditions de conservation).

Les étiquettes papier sont souvent utilisées dans des entrepôts ou des points de stockage dans des conditions extérieures pour une durée de conservation de l'étiquetage accrue.

Selon le débit d'étiquettes imprimées par jour, il faudra opter pour une imprimante étiquette de bureau (max 500 étiquettes par jour) ; au delà il faudra se tourner vers une imprimante étiquette industrielle.

Il faut vérifier la compatibilité des bobines d'étiquettes avec votre imprimante d'étiquettes :
- la largeur d'impression de votre imprimante étiquettes
- le diamètre du rouleau votre imprimante étiquettes 
- le mandrin du rouleau votre imprimante étiquettes