Loi de finance et certification NF525 : que retenir ?

Loi de finance et certification NF525 : que retenir ?

Entrée en application le 1er janvier 2018, la loi de finance et la certification NF525 émanant de l’article 88 de la loi n°2015-1785 du 29 décembre 2015 s’avère un sujet crucial à maitriser pour pallier les amendes. Si vous vous posez actuellement des questions concernant cette loi, alors vous êtes sur la bonne page.

Cet article se propose de vous fournir en cinq points l’essentiel à retenir de la loi de finance 2016 ainsi que de la marque NF 525.

Qu’est-ce que la certification NF525 ?

La certification NF525 atteste de la qualité, de la conformité vis-à-vis des autorités fiscales et de la sécurité des produits sur lesquels elle est accolée. Elle découle des travaux de l’INFOCERT, de plusieurs groupes industriels indépendants, mais aussi de l’ACEDISE.

Pourquoi la certification NF525 sur les caisses enregistreuses est-elle
nécessaire ?

Délivrée par l’AFNOR sous l’œil vigilant de l’INFOCERT, la certification NF525 a pour but de limiter les fraudes fiscales à la TVA en France de même que la dissimulation des recettes et de protéger le commerçant en cas de contrôle fiscal. La loi de finance n’est rien d’autre que la note qui oblige les commerçants à enregistrer les achats et les paiements de leurs clients par l’intermédiaire d’un logiciel d’encaissement sécurisé certifié NF525. Autrement, toutes les caisses enregistreuses certifiées NF525 s’avèrent au vu de l’administration fiscale des logiciels sûrs et fiables quant aux données justificatives qui y sont intégrées.

 

Que risquez-vous si vous refusez de vous plier aux exigences de cette
loi ?

Depuis le 1er janvier 2018, l’administration fiscale opère des contrôles subtils dans les établissements pour s’assurer du respect des exigences de loi de finance et de la conformité des caisses enregistreuses. Pour chaque logiciel de caisse non certifié NF 525, le propriétaire risque de débourser une amende de 7500 euros à payer sur place. Après cette sanction, il a environ 60 jours pour se mettre en règle vis-à-vis de la loi. Bien évidemment, après ce bref délai, il peut recevoir une autre visite des autorités du fisc pour un nouveau contrôle.

À qui s’adressent la loi de finance et la norme NF525 ?

Conformément aux dispositions du 15 juin 2017, pour le moment, cette certification ne concerne que les commerçants, les restaurateurs et tous ceux qui utilisent le dispositif de caisse enregistreuse.

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Un logiciel de caisse adapté à votre point de vente

Le bon système de caisse pour le bon commerce

Lorsque l’on ouvre un commerce, une boutique ou un restaurant, l’une des questions essentielles qu’il faudra se poser est : quelle va être mon outil pour encaisser ?

Caisses, douchettes, imprimantes de tickets et de reçus ? Autant de questions à se poser, et de réponses à apporter avec précision.

La caisse : le cœur de votre commerce

Ce point essentiel de votre  business ne doit pas être négligé ou pris à la légère, car c’est cet outil qui sera votre lien entre vous, le client et le calcul de votre chiffre d’affaire.

L’ensemble des éléments autour de la caisse deviendra le centre névralgique de votre commerce, un véritable point de convergence de tous ces éléments qui vous permettront de garder un œil sur la situation exacte de votre société.

Chaque caisse pour chaque commerce

Ce serait une erreur stratégique fondamentale que de négliger les spécificités de son commerce dans le choix de son système d’encaissement. Il ne s’agit pas simplement d’encaisser de l’argent, de rendre la monnaie et d’imprimer un reçu. Ces temps là sont révolus.

L’environnement dans lequel se situera la caisse, les besoins en terme de mobilité, de solidité, de résistance à différentes conditions environnementales ou d’utilisation, feront de votre caisse votre meilleur allié dans la construction de votre société.

Une erreur dans ce choix, et cet allié risquera de se retourner contre vous, bien malgré lui. Acquérir un matériel inadapté à son activité reviendrait à acheter une scie pour visser deux planches.

La restauration

Dans le cadre d’un restaurant, certaines normes doivent être respectés, dans le cadre de la norme IP64. Que signifie cette norme ? IP correspond à « Ingress Protection », soit la protection d’entrée d’éléments pouvant gêner le fonctionnement du terminal de point de vente.

Ainsi le chiffre 64 de cette norme se décompose avec le premier chiffre concernant les solides, avec le niveau 6, soit le plus élevé, indiquant une protection maximum contre l’intrusion de poussière, et le second chiffre sur la protection contre les liquides, dont le niveau 4, indique une parfaite efficacité contre les éclaboussures.

Lors de l’acquisition de votre terminale de vente, assurez que dans un environnement exposé à la farine et aux graisses, tel qu’une boulangerie ou une pizzeria, qu’il ne soit pas muni d’un ventilateur qui pourrait encrasser l’appareil.

La supérette

L’arme essentielle du TPV (Terminal de Point de Vente) en supérette est le lecteur de code barre. Il doit être rapide, et souple d’utilisation.

Vos deux critères de sélections seront donc la vitesse de lecture du laser, et s’il permet d’effectuer un scan multidirectionnel du code barre.

De plus en plus de terminaux permettent l’utilisation du RFID, afin d’effectuer certains paiements via des Smartphones équipés de cette technologie. Si cette technologie n’est pas encore très répandue, il se peut que très certainement à l’avenir son utilisation se développe.

Le prêt-à-porter

Un commerce de vêtements doit également faire attention aux besoins spécifiques de la boutique. Fort heureusement, au cours des dernières années, les outils nécessaires à l’inventaire se sont démocratisés, avec des tarifs ayant baissé de moitié, permettant l’impression thermique de tickets de code barres, directement et sans film. Seul inconvénient : les tickets thermiques ont une durée de vie plus courte.

Si vous avez l’intention de faire parvenir à vos clients réguliers des promotions par mail ou via une application incluant un code barre, pensez à vous munir d’une douchette dotée d’une technologie 2D imageur. Elle permet de pouvoir scanner ces promotions directement sur l’écran d’un Smartphone.

Le pressing

Eh oui, il ne faut pas oublier le pressing, car ce type de commerce requiert des besoins spécifiques. Si le ticket de caisse peut tout a fait être sorti d’une imprimante thermique, les coupons qui seront agrafés avec les vêtements doivent être produits par une imprimante matricielle sur des rubans spéciaux d’encre spécial lavage à sec, dotés de papier hydrofuge.

Toujours demandez l’avis d’un professionnel

Vous l’aurez compris, on ne peut pas improviser le choix de son matériel de caisse. Cet investissement essentiel peut faire la différence dans votre entreprise.

N’hésitez pas à nous demander conseil, en nous indiquant vos besoins, l’espace dont vous disposez et votre budget. Et n’oubliez pas : ce n’est pas d’un achat dont il s’agit, mais d’un investissement.

Loi NF525

Logiciel de Caisse : 2018, l’année de la transparence.

Au 1er janvier 2018, l’article 88 de la loi de finance du 29 décembre 2015 entre en vigueur. Elle nécessite auprès de l’ensemble des commerçants une mise en conformité de leur logiciel de caisse, et ce, afin de lever tous les doutes autour d’une éventuelle fraude. L’avantage pour le fisc est clair : réduire les risques de fraudes ; mais également pour le commerçant afin d’éviter les soupçons pesant sur lui. Les objectifs visés sont l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage. Explication.

Une obligation de mise aux normes

Dans le cadre de cette nouvelle loi les commerces vont devoir adapter l’ensemble de leur logiciel de caisses. Cette loi doit permettre à l’administration fiscale d’avoir une visibilité totale sur l’ensemble des opérations effectuées.

La notion d’inaltérabilité des données est donc essentielle. Elle permet de garder intactes toutes les informations, y compris l’enregistrement de toutes les modifications, afin d’avoir une parfaite traçabilité comptable.

Cette inaltérabilité est assurée par la sécurisation de ces données. Ce sont des éléments techniques, comme la signature électronique, qui permettent de protéger toutes les informations conservées.

La conservation des informations enregistrées durant l’activité doit se faire avec une clôture annuelle au minimum, ou par exercice, si l’activité commerciale n’est pas en adéquation avec l’année fiscale. Ces données doivent être archivées pour une durée de six ans.

Un logiciel avec système d’encaissement sécurisé

Chaque caisse est dotée d’un système interne, un logiciel qui enregistre chacune des opérations effectuées par le commerçant. Jusqu’à présent, ces données n’étaient pas sécurisées, et le risque évident pour le Trésor Public résidait dans la possibilité d’un retrait de ces montants par des chefs d’entreprise, en particulier sur les paiements en espèces.

L’objectif est simple : vérifier qu’à aucun moment la TVA ne puisse disparaître.

Obtenir la certification nécessaire

Pour s’assurer que les logiciels internes des caisses soient en conformité avec la loi, deux organismes apportent leur certification :

  • L’AFNOR dont la norme NF525 permet de certifier les caisses
  • La LNE (Laboratoire Nationale de métrologie et d’essais) dont la certification est le résultat d’une coopération des membres du secteur.

Les risques en cas d’absence de certificat

Attention, le fisc ne va pas y aller de main morte sur l’absence de certificat. Car même si vous n’avez pas détourné le moindre centime ou dissimulé ne serait-ce qu’un euro à l’administration fiscale, la simple absence de certification sur une caisse coûtera chère :

7500 euros d’amende.

Et cette amende ne concerne pas la simple absence de certificat pour l’ensemble du commerce. Non, il s’agit d’une amende par caisse non-règlementaire.

Si vous avez trois points de vente, et que l’absence d’un logiciel certifié est constatée sur les trois,  l’amende de 7500 euros est donc multipliée par trois, soit 22 500 euros.

Si une sanction a été prise contre le commerce, il devra obligatoirement se mettre aux normes dans un délai de 60 jours.

De quoi faire réfléchir et de se mettre en conformité le plus tôt possible.

Avec Systemecaisse.com nous vous assurons que nos caisses sont déjà parfaitement en conformité avec la loi qui rentrera en vigueur au 1er janvier 2018.